Dans la vie d’une entreprise il peut arriver que des situations inattendues se produisent et obligent ses membres à devoir rester et travailler de chez eux. Le quotidien et l’organisation d’une entreprise se voit bousculer, et elle doit prendre les mesures adéquates pour que tout puisse continuer de se dérouler aussi normalement que possible. Lorsque les employés d’une entreprise doivent travailler de chez eux, de nombreux événements et réunions sont annulés ou déplacés en visioconférences. Les meetings et les ateliers en ligne deviennent des éléments beaucoup plus courants de la vie quotidienne Cela présente également certains avantages non négligeables : de nombreuses personnes qui, dans le passé, étaient exclues des événements (pour des raisons telles que le handicap, l’anxiété sociale, l’incapacité à être loin des membres de la famille ...) pourront ainsi participer en ligne. C’est l’opportunité d’établir la participation virtuelle, qui été auparavant considérée comme une option de secours, comme une nouvelle norme pour l’avenir.

Malgré le fait que nous passons déjà beaucoup de temps en réunion au sein de notre entreprise, organiser un meeting en ligne ne demande pas la même stratégie qu’une réunion en personne. Et si elle n’est pas organisée en avance, elle peut se révéler être un véritable sketch.

Vous trouverez donc ci-dessous quelques points de départ simples pour organiser et gérer des réunions en ligne de qualité :

Faites participer tout le monde

Lors d’une réunion lambda en face à face, il est facile d’amener de la dynamique et souvent les conversations se déroulent naturellement, sans que personne ne soit mis de côté. Même les plus timides sont portés par cet engouement collectif et finissent toujours par apporter leur pierre à l’édifice. Faire participer tout le monde est beaucoup plus difficile à faire derrière un écran, et les personnes discrètes finissent souvent par participer encore moins, voir complètement s’effacer. Si vous avez l’habitude de beaucoup prendre la parole durant des réunion, optez cette fois pour mettre cette énergie à profit des plus timides, en leur demandant leur point de vue sur la question. Gardez un œil sur la dynamique du groupe et guidez la conversation.

Portez un casque audio de qualité

La clé d’un bon appel vidéo est l’audio. Rien n’améliore autant la qualité d’une réunion vidéo qu’un casque audio de qualité. Assurez-vous que tous les participants utilisent un casque et encouragez-les à se mettre en sourdine lorsqu’ils ne parlent pas, afin d’éviter les bruits de fond. En effet, un mauvais son de la part d’un ou deux participants peut ruiner la totalité d’une réunion. Afin de motiver vos employés durant vos meeting en ligne, offrez leur des casques audio personnalisés avec le logo de votre entreprise, comme ceux disponibles sur le site Loopper.fr. Offrir de tels objets publicitaires est un bon moyen de vous assurer qu’ils seront équipés au mieux pour ces visioconférences. Le mieux reste quand même que tous les participants s’assurent d’être dans un endroit calme lorsqu’ils se connectent, même si, on vous l’accorde, ce n’est pas toujours facile lorsque vous télétravaillez de la maison.

Levez la main

Lorsque vous procédez à un meeting en ligne avec 3 ou 4 personnes, il est plus au moins facile d’avoir un déroulement fluide et sans embûches. En revanche lorsque vous êtes 25 sur un même meeting en ligne, il y a beaucoup plus de chance qu’il soit aussi audible qu’un débat politique. Pour éviter d’avoir la tête prête à exploser il y a une astuce très simple et efficace qui nous renvoie directement sur les bancs de l’école : lever la main pour prendre la parole. Il est étonnant de voir à quel point la conversation se déroule bien si tous les participants "lèvent la main" pour indiquer qu’ils veulent intervenir.

Nos outils préférés

Il est vrai que ce changement d’habitude et de façon de travailler peut en perturber plus d’un. Mais ne stressez pas à proposer de la technologie, la plupart des outils de visioconférence fonctionnent de façon ludique et sont là pour vous faciliter la vie. Si vous n’avez pas encore de préférence, nous vous recommandons Google Hangouts Meet ou Zoom.

* Google Hangouts Meet est l’outil de conférence pour les comptes Google d’entreprise. Nous recommandons généralement Google Hangouts pour les groupes d’environ 8 personnes maximum. Cet outil dispose d’une interface web, mais le moyen le plus simple de l’utiliser est le Google Agenda. Lorsque vous créez un événement dans le calendrier, il suffit de choisir "Ajouter une conférence" et l’événement comprendra un lien vers un Google Hangout. Rien de plus simple !

* Zoom est un outil autonome. Nous recommandons généralement Zoom pour les groupes plus importants, car il dispose de quelques fonctions de gestion supplémentaires qui facilitent l’animation de groupes comprenant un grand nombre de personnes. Attention, vous devez disposer d’un compte Pro pour pouvoir réaliser des réunions de plus de 45 minutes. Bien que ce soit le rêve de la plupart d’entre nous, il est souvent impossible d’effectuer des réunion de moins de 45 min. Nous vous recommandons donc de créer un compte Pro.

Petite astuce : toutes deux proposent des applications mobiles pour smartphones ou tablettes, ce qui est bien plus pratique que d’essayer de se connecter au site web (depuis un appareil mobile).

Faites des prises de notes partagées

C’est sans doute l’un des points forts où les meetings en ligne peuvent présenter un avantage par rapport aux réunions au sein de l’entreprise : la prise de notes partagées. Ils existent de nombreux outils, tels que Google Docs ou Etherpad qui vous permettent de voir les prises de notes et les modifications de l’ensemble du groupe en temps réel. Garder un œil sur les notes et apporter des idées supplémentaires dans la conversation sont des atouts majeurs ; surtout pour ceux qui ne sont pas très à l’aise avec la prise de parole, mais qui veulent néanmoins apporter leurs idées. Attention, bien que les notes partagées constituent un excellent complément à une réunion en ligne, gardez à l’esprit que les participants qui utilisent les applications de visioconférence sur leurs appareils mobiles ou tablette, peuvent rencontrer des difficultés à consulter les notes partagées en même temps que la visioconférence.

Fixez des attentes

Comme pour tout type de réunion en général, il est important de fixer les objectifs et les attentes en amont, pour ne pas prendre le risque de s’éparpiller. C’est encore plus primordial lorsqu’il s’agit d’un meeting en ligne où il est bien plus compliqué de procéder à un échange fluide. Il est donc fortement conseillé d’établir les grandes lignes directrices au début de la réunion afin d’améliorer l’expérience de tout le monde.

Les petits détails qui feront la différence

Il y a des petits détails qui sonnent comme une évidence chez certains et pas toujours pour d’autres. Ils sont pourtant primordial au bon déroulement de votre meeting en ligne :

* Utilisez une connexion internet câblée si possible. La Wifi ou la 4G ne sont pas à 100% fiable dans la qualité de la connexion, ce qui peut entraîner de nombreux bugs.

* Fermez les onglets ou les applications dont vous n’avez pas besoin pendant l’appel ; cela peut améliorer considérablement les performances vidéo, en particulier sur les ordinateurs plus anciens.

* Ne vous asseyez pas devant une fenêtre ou une source lumineuse avec la caméra en face de vous, au risque d’être camouflé par une lumière blanche. Idéalement, toutes les sources de lumière doivent être placées derrière la caméra.

* N’oubliez pas l’arrière-plan et demandez-vous si un objet (d’art) peut choquer ou distraire de la réunion.

* Prévenez votre entourage que vous avez une réunion vidéo pour éviter des situations gênants (comme un co-locateur en sous-vêtements ou des membres de votre famille qui lancent un karaoké au même moment).

Vous êtes à présent le maître du meeting online, télétravail ou non, plus rien ne vous arrêtera !