Dans un processus de recrutement, l’embauche du candidat n’est pas l’aboutissement final de l’aventure. Il faut ensuite réussir son intégration, en s’assurant qu’il convienne effectivement à l’entreprise. Afin d’augmenter vos chances de succès, voici comment accueillir un nouvel employé :

Envoyez-lui un mail de bienvenue

D’abord, il est conseillé d’envoyer un mail de bienvenue à tout nouveau collaborateur. Ce message est une salutation amicale qui montre que vous appréciez son arrivée dans votre équipe. C’est également un geste professionnel qui initie votre relation et donne à la nouvelle recrue une image positive de son futur environnement de travail.

Dans la semaine qui précède son arrivée, envoyez donc à votre nouveau collaborateur un mail de bienvenue clair et attrayant. Donnez-lui toutes les informations nécessaires pour son premier jour : date et heure du rendez-vous, personne de contact, organisation de la journée, documents à prévoir, etc. Ces précisions le rassureront et l’aideront à entrer en poste dans les meilleures conditions possibles.

En parallèle, veillez aussi à annoncer l’arrivée prochaine de votre nouvel élément à tous les membres de l’équipe. Cela facilitera l’accueil et l’intégration.

Offrez-lui un welcome pack

Ensuite, dès l’arrivée de votre collaborateur, vous pouvez lui offrir un welcome pack. Il s’agit d’un assortiment de matériel, de documentation et de tout autre élément utile pour son intégration dans l’organisation.

Typiquement, c’est l’occasion idéale de distribuer quelques objets publicitaires aux couleurs de votre entreprise. Ce geste favorise le sentiment d’appartenance, tout en étant fortement apprécié – recevoir un cadeau est toujours agréable ! Par exemple, aux côtés des classiques stylos, blocs-notes et conférenciers brandés, vous pouvez aussi offrir un porte-clés. C’est notamment une bonne idée si vous fournissez une voiture de fonction à votre nouvel employé. Vous trouverez de nombreux modèles à personnaliser parmi les porte-clés publicitaires de Maxilia.

Présentez-lui l’entreprise en détail

Bien sûr, il faut aussi présenter votre entreprise à votre nouvelle recrue. L’objectif est qu’elle prenne ses marques le plus rapidement possible, aussi bien pour être opérationnelle rapidement que pour qu’elle se sente bien chez vous.

Concrètement, présentez-lui d’abord les aspects pratiques de votre organisation : organigramme, coordonnées des contacts clés en interne, règlement intérieur, procédures existantes, etc. Prenez aussi le temps de lui faire visiter les locaux, avec tous les endroits pertinents pour sa fonction, les sanitaires, le réfectoire, la conciergerie, etc. Ce tour du bâtiment est indispensable pour lui permettre de se projeter et d’éliminer certains points d’incertitude.

En complément, il est également important de lui présenter les autres collaborateurs avec lesquels il sera amené à travailler. Plus spécifiquement, vous pouvez même organiser une rencontre individuelle avec chaque membre de l’équipe. Ce sera l’occasion de passer en revue l’organisation interne, les projets et les outils, de répondre à des interrogations… En bref, d’entrer dans le vif du sujet : la prise de poste.

Conseil : étalez ces réunions individuelles sur plusieurs jours, afin de laisser le temps au nouvel employé d’assimiler cette énorme quantité d’informations.

Organisez un déjeuner d’accueil

Dans un registre beaucoup moins formel, il est plaisant d’organiser un déjeuner d’accueil. Le premier jour, un nouveau salarié n’a pas forcément prévu de quoi déjeuner. Arrivant dans une nouvelle entreprise, il ne sait pas toujours quelles sont les pratiques en vigueur. Épargnez-lui cet embarras en l’invitant à déjeuner avec d’autres membres de son équipe.

Ce repas informel sera une bonne opportunité d’apprendre à se connaître et d’échanger de manière plus détendue. Mais attention, limitez le nombre de personnes à table, pour ne pas intimider « le nouveau ». Un déjeuner à 4 sera amplement suffisant.

Une dernière idée : attribuez-lui un tuteur ou un mentor

Pour finir, nous vous suggérons aussi de nommer un tuteur ou un mentor pour accompagner votre recrue. Contrairement au manager ou au binôme, ce collaborateur ne travaille généralement pas avec elle.

Il s’agit plutôt d’une personne de référence à laquelle le nouvel employé peut s’adresser en cas de question sans lien avec ses missions. Ils peuvent même se rencontrer régulièrement pour faire le point sur l’acclimatation, les éventuelles difficultés, etc. Au final, le tutorat est une excellente façon de faciliter l’intégration !